Как снизить дебиторскую задолженность: контроль заказа и отгрузки

Компания добивается оплаты старого долга, и в это же время продажи подтверждают тому же клиенту новый заказ, а производство готовит следующую партию. Компания пытается вернуть деньги — и одновременно увеличивает сумму, которую может не получить вовремя.

Так просроченная дебиторская задолженность растет не только из-за поведения покупателя. Ее возможный масштаб зависит и от решений поставщика: какую отсрочку платежа он согласовал, сколько заказов принял и продолжил ли отгрузки после первых тревожных сигналов.

Поэтому ответ на вопрос, как снизить просроченную дебиторскую задолженность, начинается не только со взыскания. Нужно контролировать решения, которые компания принимает до появления нового долга.

Управлять дебиторкой нужно до появления просрочки

Когда срок оплаты нарушен, ответственный менеджер напоминает о долге, ведут переговоры, подключают руководство и юристов. Эта работа необходима, но относится к уже сложившейся ситуации.

Тем временем другие подразделения принимают новые решения. Продажи согласовывают условия ради сделки. Руководитель разрешает исключение для важного клиента. Производство запускает заказ, чтобы сохранить загрузку. Каждое решение может быть оправданным, но вместе они увеличивают зависимость от одного покупателя.

Отдельно стоит проверить, как устроены показатели продаж. Если выполнение плана учитывается по подтвержденным заказам или отгрузкам без связи с оплатой и соблюдением кредитного лимита, исключения могут стать способом выполнить KPI. Тогда просрочка оказывается следствием не отдельных ошибок, а самой системы мотивации.

Причины просроченной дебиторской задолженности могут быть внешними: у клиента не хватает денег, платеж задержал банк или между сторонами возник спор. Поставщик не управляет платежеспособностью покупателя. Зато он решает, какой объем поставок готов профинансировать до оплаты и на каких условиях продолжит работу.

3 вида обязательств, которые нужно учитывать

Отсрочка платежа — это кредит, который поставщик выдает покупателю из собственных оборотных средств. Поэтому перед новым заказом недостаточно проверить только текущий долг клиента.

В общую картину должны входить:

1. Текущая дебиторская задолженность — поставки, по которым компания уже ожидает оплату.
2. Отгруженная, но еще не выставленная к оплате продукция.
3. Подтвержденные заказы в работе, по которым компания уже приняла обязательства.

Допустим, срок оплаты по старому счету еще не наступил. Формально просрочки нет. Но производство уже выполняет следующий заказ, часть продукции готова к отгрузке, а продажи обсуждают дополнительный объем. Если при контроле кредитного лимита покупателя учитывают только текущую дебиторскую задолженность, руководство видит лишь часть риска.

Новый заказ нужно оценивать с учетом всей этой картины. Иначе компания может соблюдать лимит по документам, но фактически продолжать финансировать следующие поставки.

2 точки кредитного контроля

Управление дебиторской задолженностью требует двух точек кредитного контроля. До подтверждения заказа компания решает, готова ли принять новые обязательства. Перед отгрузкой проверяет, сохранились ли условия, на которых заказ был согласован.

1. До подтверждения заказа

На этом этапе условия сделки еще можно изменить до запуска заказа в производство. Компания сопоставляет новый заказ с текущим долгом, заказами в работе, действующим лимитом и прежними исключениями.

Если новый объем выходит за установленные рамки, решение принимают до обещания клиенту. Можно изменить условия оплаты, уменьшить объем поставки или передать вопрос руководителю с необходимыми полномочиями.

Результат такой проверки — понятное решение: принять заказ на стандартных условиях, согласовать исключение или изменить параметры сделки.

2. Перед отгрузкой

Между подтверждением заказа и поставкой ситуация может измениться. Клиент мог задержать очередной платеж, задолженность — увеличиться, а срок разрешенного исключения — закончиться.

Перед отгрузкой проверяют платежи, задолженность, кредитный лимит и действующие исключения. Если отклонений нет, заказ исполняют на согласованных условиях. Если появились новые обстоятельства, поставку направляют на повторное согласование.

Эта проверка не повторяет оценку заказа. Ее задача — убедиться, что принятое ранее решение остается допустимым на момент отгрузки.

4 условия для исключения из кредитной политики

Исключение само по себе не означает нарушения. Дополнительная отсрочка может сохранить важного клиента, а остановка уже произведенного заказа — принести новые потери.

Проблема возникает, когда договоренность «отгрузить еще раз» не имеет границ. Чтобы исключение не превратилось в постоянное правило, нужно зафиксировать:

1. Что разрешено: конкретный заказ, отгрузка или изменение условий оплаты.
2. Допустимую сумму или объем.
3. Срок действия решения.
4. Кто согласовал исключение и отвечает за его пересмотр.

Исключение действует только для указанного заказа или в течение установленного срока и не изменяет кредитный лимит покупателя.

При следующем заказе это разрешение учитывают вместе с остальными обязательствами клиента. Тогда кредитная политика существует в правилах компании, а не в переписке и устных договоренностях.

Почему автоматическая блокировка отгрузок не всегда помогает

Жесткий запрет на поставки всем клиентам с просрочкой может создать новые потери. Если заказ уже изготовлен под конкретного покупателя, у компании нет безболезненного решения: отгрузить — значит принять риск неоплаты; приостановить — значит заморозить деньги в продукции, которую трудно продать другому клиенту.

Поэтому правило по умолчанию должно быть однозначным: при новой просрочке, превышении лимита или окончании срока исключения отгрузку не продолжают на прежних условиях. Ее направляют на повторное согласование с указанием суммы, срока и ответственного.

Так компания избегает обоих автоматических решений — безусловной блокировки и очередной отгрузки по устной договоренности. Руководитель сопоставляет сумму риска, стадию заказа, последствия остановки и коммерческую ценность поставки.

Как мы помогаем выстроить кредитный контроль

Сначала мы сопоставляем условия договоров, кредитные лимиты, заказы, отгрузки, платежи и согласованные исключения. Вы получаете фактическую картину: где увеличивается риск, какие обязательства не попадают в поле зрения и в какой момент правила расходятся с практикой.

Затем разрабатываем правила кредитного контроля. У команды появляется единый порядок: что проверять до подтверждения заказа и перед отгрузкой, кто может согласовать исключение и кому передать решение, если полномочий сотрудника недостаточно.

Правила проверяем на прошлых операциях компании. Руководство заранее видит, какие заказы потребовали бы отдельного согласования, какие поставки были бы ограничены и не создаст ли новый порядок лишних препятствий для продаж.

У руководства появляются показатели, по которым можно оценить работу нового порядка: сумма просрочки и сроки задержки оплаты, доля отгрузок по исключениям, количество исключений и время их согласования.

Такая работа не может полностью исключить просрочку: платежеспособность и поведение клиента остаются внешними факторами. Но компания получает контроль над собственной частью риска — условиями отсрочки, объемом новых обязательств и решениями об исключениях.

Если эта проблема вам знакома, приглашаем на обсуждение — записаться на бриф можно по ссылке: ics-consulting.ru/brif.

Частые вопросы о просроченной дебиторской задолженности

1. Что такое просроченная дебиторская задолженность?

Просроченная дебиторская задолженность — это долг покупателя, который не погашен в установленный договором срок. Для поставщика такая задолженность означает, что деньги уже вложены в продукцию или услугу, но оплата за них вовремя не поступила.

2. Чем управление дебиторской задолженностью отличается от взыскания?

Взыскание начинается после нарушения срока оплаты и работает с уже возникшим долгом. Управление дебиторской задолженностью охватывает весь цикл сделки: проверку клиента, согласование отсрочки платежа, контроль кредитного лимита, подтверждение заказа, отгрузку и работу с исключениями. Его задача — контролировать риск до того, как задолженность станет просроченной.

3. Как снизить просроченную дебиторскую задолженность?

Снижение просроченной дебиторской задолженности начинается с контроля новых обязательств перед покупателем. До подтверждения заказа и перед отгрузкой нужно проверять задолженность, кредитный лимит, заказы в работе, поступившие платежи и действующие исключения. Это помогает вовремя изменить условия сделки или передать решение руководителю.

4. Что учитывать при контроле кредитного лимита покупателя?

Недостаточно учитывать только задолженность, отраженную в учете. С кредитным лимитом покупателя нужно сопоставлять текущую дебиторскую задолженность, отгруженную, но еще не выставленную к оплате продукцию, а также подтвержденные заказы в работе. Так компания видит весь объем риска по клиенту, а не только уже оформленный долг.

5. Когда нужно проводить кредитный контроль клиента?

Кредитный контроль нужен как минимум в двух точках: до подтверждения нового заказа и непосредственно перед отгрузкой. Первая проверка позволяет оценить риск до принятия новых обязательств. Вторая показывает, не изменились ли задолженность, платежи, лимит или условия исключения за время исполнения заказа.

6. Нужно ли останавливать отгрузки клиенту с просроченной задолженностью?

При новой просрочке, превышении кредитного лимита или окончании срока исключения отгрузку нельзя продолжать на прежних условиях. Ее направляют на повторное согласование, где фиксируют допустимую сумму, срок и ответственного. Решение зависит от суммы риска, стадии заказа и последствий остановки.

7. Как оформить исключение из кредитной политики?

В исключении нужно зафиксировать, что именно разрешено, на какую сумму или объем, на какой срок и кто согласовал решение. Оно действует только для указанного заказа или в течение установленного срока и не меняет кредитный лимит покупателя. При следующем заказе исключение необходимо учитывать вместе с задолженностью и остальными обязательствами клиента.