Единый источник правды и единый язык сокращения затрат

Стратегическое решение номер один на этапе формирования программы сокращения затрат — создать «единый источник правды». Первое, что должна сделать ваша рабочая группа, — договориться о «едином языке».  Это означает разработку и унификацию классификатора статей затрат по всем подразделениям.

На практике это может быть сложной задачей, не столько технически, сколько политически. Например, затраты на транспорт для доставки сырья в одном отделе могут числиться как «логистика», в другом — учитываться в стоимости сырья, а в третьем — попадать в «прочие расходы».  Финансисты видят одну цифру, логисты — другую, а закупщики — третью. В результате никто не может управлять этой статьей, потому что никто не видит ее целиком.

Задача кросс-функциональной команды — сесть за один стол и договориться. Это болезненный, но необходимый процесс преодоления «ведомственных» интересов. Производственник, финансист и логист должны вместе выработать единую «конституцию затрат».  Как мы считаем «спецодежду»? Как мы учитываем «энергозатраты» на вспомогательное оборудование? Ответы на эти вопросы, закрепленные в официальном документе, и есть ваш «единый язык». Без него вы строите «Вавилонскую башню», где все говорят на разных языках и не могут договориться.

Фундамент для будущей архитектуры

Как только классификатор утвержден, рабочая группа приступает к самому трудоемкому этапу — сбору данных. Необходимо собрать детальную информацию по каждой статье из нового классификатора за последний отчетный период, например, за год. Это ваша точка отсчета или базовая линия. Это точка «А», с которой вы стартуете.

Процесс этот небыстрый и требует аккуратности. Он включает в себя валидацию данных, «очистку» от очевидных ошибок и аномалий, и приведение всей информации из «зоопарка систем» (1С, Excel, MES) к единому формату. Многие на этом этапе опускают руки, считая это «бумажной волокитой».  

Но здесь мы должны подключить стратегическое видение:  эта точка отсчета — не просто цифры для анализа, это фундамент всей архитектуры вашей программы. Без этого вы никогда не сможете объективно доказать эффект от своих мероприятий. Это ваш «ноль» на измерительной рулетке. Почему он так важен?  

1. На его основе вы будете строить Дорожную карту реализации программы сокращения затрат и выставлять систему KPI. Как вы поймете, что «снизили затраты на 10%», если вы не знаете, сколько было «до»?
2. Критически необходим для «Регулярного мониторинга». Любой будущий отчет «План/Факт» будет сравниваться именно с этой базовой линией.
3. Нужен для вовлечения работников компании в программу при ее реализации. Когда вы покажете команде честные, проверенные цифры, это снимает 90% споров в стиле «мы не так уж и много тратим». Цифры — лучший аргумент.

От ERP к BI: Превращение данных в знание

И вот мы подходим к цифровизации. Конечная цель «единого языка» и базовой линии — это не гигантская Excel-таблица. Стратегическая цель — заложить основу для настоящей ERP-системы (системы управления ресурсами). ERP — это и есть тот цифровой инструмент, который принудительно заставляет всех говорить на «едином языке» и собирает данные в «единый источник правды».  На «среднем» уровне зрелости у вас, скорее всего, уже есть какая-то версия 1С или подобной системы, но она не покрывает все процессы. Задача — довести ее до ума.

Но ERP (или «учетная система») — это только «склад» данных. Чтобы эти данные превратить в решения, нужен второй цифровой инструмент — BI (Business Intelligence). Для «среднего» уровня это не означает покупку дорогого и сложного софта. Это может быть даже продвинутый Excel или Power BI.

BI — это визуализация. Это то, что превращает мертвые цифры из ERP в живые, понятные дашборды. Вместо 100-страничного отчета ваш руководитель видит график: «Расход энергии на линии №3 на 15% выше нормы».  Это позволяет не «искать виноватых» в конце месяца, а принимать решения здесь и сейчас.

Именно на этом этапе анализа, глядя на визуализированные данные, ваша рабочая группа и видит ту самую картину. Вы видите, что 80% затрат сидят в 20% статей. Вы четко определяете те самые условные 3-5 ключевых статей, которые и станут вашим первоочередным фокусом. Это могут быть «Сырье и материалы» (самая большая статья), «ТОиР» (самая быстрорастущая) и «Сверхурочные» (самая нелогичная).

От «тумана» к «карте»

Это и есть ваши первоочередные цели для оптимизации. Не 100 мелких статей, а 3-5 «слонов», съев которых, вы получите реальный эффект. Создание «единого источника правды» — это как составление карты местности перед походом. До этого вы блуждали в «информационном тумане», теперь у вас есть карта ваших затрат, подкрепленная архитектурой, людьми и цифрой.