Нормирование запасов – инструмент управления закупками и оборотным капиталом коммерческой организации

Предисловие

Бизнес, каковым бы он ни был, использует активы. Это могут быть сырье и материалы, основные средства, ценные бумаги, деньги на банковских счетах, доли в других организациях.

Активы появляются у бизнеса в результате совершения сделок с контрагентами, которые реализуют активы, получая денежные средства. Таким образом, управление активами обусловлено разумным использованием имеющихся у бизнеса денежных средств так, чтобы они не были потрачены впустую.

Превращение денежных средств в любой другой актив происходит быстро и легко. Однако обратное превращение произойдет не так быстро. Ряду активов, таких как сырье, материалы и основные средства, присуще устаревание и потеря первоначальных потребительских свойств. Это может привести к тому, что актив будет реализован по цене существенно ниже цены приобретения, т. е. с убытком для бизнеса.

Мы поговорим о таком виде активов, как сырье и материалы. Перечень их весьма обширен. Бизнес, являющийся материалоемким, должен уделять особое внимание управлению запасами. Раздутый оборотный капитал, омертвение остатков, невозможность вовлечь запасы в производство по причине утраты их полезных потребительских свойств, признание убытка от реализации неликвидных активов – все это вполне реальные перспективы тех, кто не уделяет должного внимания управлению запасами и руководствуется принципом «как-нибудь само работать будет».

Управление запасами

Управление сырьем и материалами осуществляется по жизненному циклу: приобретение, доставка, хранение, вовлечение, — а также по контролю уровня остатка запаса. Последнее необходимо, чтобы бизнес всегда имел достаточный запас для работы и при этом не возникало избыточных запасов, или, иными словами, увеличения оборотного капитала.

Управление сырьем и материалами в части приобретения заключается в точном понимании того, какой объем запасов должен быть закуплен, под какие нужды, по какой цене и у каких поставщиков.

Управление логистикой поступления запасов означает контроль маршрутов и стоимости поставки с той целью, чтобы после перехода в распоряжение бизнеса запасы не стали золотыми и не сделали себестоимость продукции бизнеса большой, а цену весьма непривлекательной для покупателей.

Организация хранения запасов также является очень важным аспектом управления запасами. Бизнесу важно понимать, где хранить запасы, как организовать это хранение, как обеспечить максимально быструю доставку запасов к месту вовлечения, каким должен быть персональный состав работников складского хозяйства. Все перечисленное – это всегда затраты бизнеса, более того, затраты, которые включаются в стоимость запасов, а значит, в себестоимость того, что бизнес продает своим покупателям.

Вовлечение запасов, или, говоря иначе, использование в производстве, – предмет особого внимания тех, что грамотно управляет запасами. Величины плана вовлечения прямо влияют на каждый этап жизненного цикла запаса, так как все управление запасами нацелено, прежде всего, на своевременное обеспечение бизнеса сырьем и материалами для бесперебойного производства.

Ну и наконец, управление остатком запаса. Оно заключается в постоянном поддержании такого объема запасов, который позволит вести производство без риска возникновения дефицита и излишков, перспектива использования которых весьма туманна, а перспектива превращения в неликвидные остатки – весьма реальна.

Управление закупками

В ряду этапов жизненного цикла запаса особое внимание следует уделить закупкам, и причин тому, как минимум две.

Первая заключается в том, что закупки – это основной способ поступления запасов в бизнес. Если процесс закупок не отлажен в достаточной степени, то бизнес будет испытывать дефицит запасов, что точно не скажется благотворно на финансовой позиции и устойчивости.

Вторая причина заключается в том, что закупки должны быть оптимальны с точки зрения цены, базисных условий контрактов на поставку, надежности поставщиков, наличия гибких условий (возможностей изменения) поставки либо альтернативных вариантов поставки.

Верно выстроенное управление закупками всегда позволяет и руководству бизнеса, и собственникам ответить на вопросы: что мы покупаем, почему мы это покупаем, у кого мы покупаем, как покупаем, по какой цене и сколько?

Вопрос 1. «Что мы покупаем?»

Ответ на этот вопрос, на первый взгляд, очевиден. Бизнес определят потребность в закупке какого-либо запаса, и подразделение, ответственное за закупку, приобретает этот запас. Но в реальности не все так однозначно. В большинстве случаев бизнес приобретает не просто запас, а нечто с определенными потребительскими свойствами: весом, плотностью, техническими характеристиками, количественным и качественным составом.

Продукцию с такими свойствами могут предлагать разные поставщики и производители, а значит, закупщику необходимо выбрать лучшее предложение, чтобы не переплатить и своевременно обеспечить бизнес запасом.

Вопрос 2. «Почему мы это покупаем?»

Бизнес закупает запасы, потому что они необходимы для производства, продажи или иного полезного вовлечения, которое приведет к получению запланированного финансового результата.

Закупку того или иного запаса обосновывают производственная программа бизнеса, планы продаж, иные планы вовлечения запаса в работу. При правильно выстроенном планировании бизнеса в целом планирование закупок и дальнейшая реализация планов опирается на заявленную и согласованную потребность. Исключения, конечно, бывают, но в основном из-за форс-мажорных обстоятельств, предусмотреть которые бизнес не может.

Вопрос № 3. «У кого мы это покупаем?»

Потребность бизнеса в запасах может быть удовлетворена разными поставщиками либо производителями. Они могут предлагать различные условия поставки, обслуживания, дальнейших поставок как по разовому контракту, так и по рамочному (годовому) договору.

При принятии решения о закупке запаса у того или иного поставщика необходимо учитывать все: от цены, по которой поставщик реализует бизнесу запасы, до репутации поставщика, его надежности, гибкости ценовой политики, истории работы поставщика с бизнесом.

Каждый аспект важен. Поиск оптимального решения может быть комплексным. Однако результаты такого решения, несомненно, благотворно скажутся и на состоянии запасов бизнеса в частности, и на его финансовой позиции в целом.

Вопрос № 4. «Как мы это покупаем?»

Казалось бы, все просто: бизнес покупает у того, кто продает запас, заключив договор и перечисляя поставщику деньги за приобретаемое.

Правильно организованный и эффективно управляемый процесс закупок как минимум предполагает наличие нескольких поставщиков одного и того же запаса, возможность проведения тендерных процедур закупки.

Также будет не лишним составить рейтинг поставщиков, чтобы бизнес имел возможность выбирать самых надежных и отсеивать контрагентов, работа с которыми несет множество рисков.

Вопрос № 5. «По какой цене мы это покупаем?»

При принятии решения о закупке запаса цена единицы закупаемого играет если не решающую, то одну из ведущих ролей. Бизнес не может закупать что-либо по завышенной цене. При этом должен соблюдаться баланс цена – качество – достаточность.

Если бизнес использует запас регулярно, то цена, несомненно, важна. Однако, если при низкой цене поставщик не сможет обеспечить достаточность объема и своевременность поставок, то цена перестанет иметь значение – радость от низкой цены вряд ли компенсирует негативный эффект от производственного дефицита запасов.

Качество закупаемого запаса – это состав свойств, которые необходимы бизнесу, для того чтобы запас полезно вовлекался в производство. Если поставщик предлагает привлекательную цену, но его продукт не отвечает заданному критерию качества, такого поставщика лучше исключить из списка контрагентов в части поставки запаса, даже если цена у другого поставщика будет выше предложенной привлекательной.

Вопрос № 6. «Сколько мы закупаем?»

Пожалуй, этот вопрос в ряду прочих является самым важным. Бизнесу всегда нужно понимать, сколько запаса закупить, чтобы, с одной стороны, не возникло дефицита, а с другой – не появился неиспользуемый излишек.

Самый простой ответ – закупать столько, сколько используем. Однако есть нюанс. Зачастую планы бизнеса реализуются не полностью, и если бизнес будет совершать закупку в объеме того, что планирует потратить, то при изменении планов запасов может попросту не хватить.

Для определения объема закупки лучше всего применить простую математику – уравнение движения запасов. Этот метод достаточно простой и более точный, чем определение по объему вовлечения.

Любое движение запаса отслеживается через оборотно-сальдовую ведомость. Этот документ содержит информацию об остатках запаса на начало и конец периода, а также о поступлении запаса в периоде и выбытии его в том же периоде. Оборотно-сальдовая ведомость позволяет рассчитать остаток запаса на конец периода через выражение:

Остаток на конец периода = остаток на начало периода + поступления в периоде – выбытия в периоде

Если мы поменяет местами остаток на конец периода и поступления в периоде, то формула примет вид:

Поступления в периоде = остаток на начало периода + остаток на конец периода – выбытия в периоде

Таким образом, мы нашли объем закупки для удовлетворения потребности бизнеса в запасах в заданном периоде.

При применении данного метода может возникнуть вопрос, как определить остатки на начало и конец периода. Решением может быть расчет нормы запаса – постоянно поддерживаемого остатка, предотвращающего возникновение и дефицита, и не вовлекаемых запасов.

Нормирование запасов

Что такое норма запаса

Любой бизнес приобретает, хранит и вовлекает запасы в производство. Бизнесу важно всегда понимать, каким должен быть уровень запаса, чтобы в течение операционного цикла (календарного года, или любого другого периода, обусловленного особенностями бизнеса) не испытывать недостатка в запасах, равно как и не допускать возникновения избыточных запасов.

Задача определения необходимого и достаточного для прохождения операционного цикла объема запаса решается расчетом нормы запаса, который необходимо поддерживать постоянно.

Норма запаса является индикативным показателем. При сравнении остатка запаса на балансе организации с нормой становится понятно, достаточен ли остаток, нет ли избытка или же не прогнозируется ли дефицит запаса, если норма превышает остаток

Первичная классификация запасов

Норма запаса рассчитывается, исходя из истории использования этого запаса в организации. Для расчета необходимо знать сроки и объемы поставок, какие объемы вовлекались в производство, в каких периодах.

Однако, прежде чем начать расчет норм запаса, нужно определиться, норму чего бизнесу необходимо узнать.

Для материалоемкого бизнеса с большим перечнем номенклатур, используемых в производстве, применимо классическое «распределение Парето – 80/20»: 20% всех используемых номенклатурных позиций составляют львиную долю затрат на материалы и наиболее часто используются с равномерным вовлечением в течение операционного цикла.

Как правило, именно эти материалы в случае наличия излишков значительно утяжеляют баланс бизнеса и ведут к увеличению оборотного капитала.

Перечень нормируемых запасов определяется с использованием последовательно проводимых ABC-анализа и XYZ-анализа.

ABC-анализ заключается в определении перечня номенклатур, фактическая стоимость списания которых за несколько операционных циклов (обычно двух-трех) лежит в пределах 80% общей стоимости списания за те же периоды (операционные циклы). Таким номенклатурам присваивается классификационный признак «A». Номенклатурам, стоимость списания которых попадает в диапазон 15% общей стоимости списания, присваивается признак «B», оставшимся – признак «C».

При проведении XYZ-анализа ранее вовлекавшиеся в производство номенклатурные позиции тестируются на регулярность вовлечения в производство и равномерность вовлечения в каждый период (месяц) рассматриваемого операционного цикла.

Регулярность вовлечения предполагает оценку времени вовлечения запаса в производство в течение операционного цикла: чем чаще запас вовлекался в производство, тем регулярнее его вовлечение. Для целей классификации можно принять, что 75% времени вовлечения считается регулярным вовлечением, менее 25% – нерегулярным. Время вовлечения менее 75% и более 25% – условно регулярное вовлечение. Для удобства расчетов операционный цикл можно разделить на периоды: кварталы, месяцы, декады.

При оценке равномерности вовлечения запасов в производство анализируются величины объемов вовлечения в каждом периоде рассматриваемого операционного цикла через расчет коэффициента вариации объемов вовлечения – отношения среднеарифметического объемов вовлечения в каждом периоде к среднеквадратичному отклонению объемов вовлечения. Значения коэффициента вариации, лежащие в пределах 100%, говорят нам о том, что запас вовлекается равномерно от периода к периоду. Значения коэффициента вариации, лежащие в пределах от 100% (не включительно) до 200% (включительно) говорят об условно равномерных объемах вовлечения – в ряду объемов вовлечения имеются отклонения и, возможно, экстремумы. Значения коэффициента вариации свыше 200% говорят о крайней неравномерности объемов вовлечения в каждом рассматриваемом периоде.

После определения регулярности вовлечения запаса и коэффициента вариации каждому виду запаса присваивается классификационный признак от «X» до «Z», где «X» – запасы со временем вовлечения от 75% и коэффициентом вариации до 100 %, а «Z» – запасы со временем вовлечения менее 25% и коэффициентом вариации более 200%.

Последним шагом классификации запасов будет комбинирование признаков ABC-анализа и XYZ-анализа для каждой номенклатурной позиции так, что каждая номенклатура классифицируется одним из признаков от AX до CZ. На практике нормы запасов рассчитываются для номенклатур с классами AX, BX, AY, BY. Иногда норма запаса рассчитывается для номенклатур класса CX, но это зависит от решений конкретного бизнеса и его потребностей в расчете норм для определенных номенклатур.

Классификация запасов по назначению   

Для целей нормирования запасов будет нелишним ввести дополненные классификационные признаки и аналитически разделить запасы бизнеса на текущий объем и страховой объем. Именно на этом разделении основываются алгоритмы расчета норм.

Текущий – это объем запаса, который будет истрачен бизнесом в период между двумя поставками. В этой ситуации сразу после поставки запас максимален и достаточен, а к моменту следующей поставки полностью истрачен или близок к этому.

Страховой – это объем запаса, который необходимо предусмотреть на случай, если текущий объем запаса уже истрачен, а новая поставка предполагается через некоторое время. Этот объем запаса помогает избежать дефицита запаса и не допустить срыва производственного процесса.

Расчет нормы запаса

Норма запаса рассчитывается для каждого вида запаса. При этом алгоритмы расчета различны и базируются на назначении этих видов запаса.

Норма текущего объема запаса учитывает среднее значение времени между поставками, рассчитываемого по данным о фактических поступлениях запасов в прошлые периоды и плановых среднесуточных объёмах потребления запаса в операционном цикле, на который рассчитываются нормы.

Норма страхового объема запаса учитывает в расчете отклонения в режимах поставок запаса в прошлые периоды, а также отклонения в плановых и фактических объемах потребления запаса в прошлые периоды.

Алгоритм расчета нормы страхового объема запаса должен быть выстроен таким образом, чтобы учесть все риски, связанные с отклонениями в плановом и фактическом жизненных циклах запаса при допущении высоковероятного переноса этих рисков на период операционного цикла, для которого считаются нормы.

Сумма нормы текущего объема запаса и страхового объема запаса является величиной общей нормы запаса, рассчитанной для запаса на период следующего операционного цикла.

Норма запаса и объем закупки запаса    

Вернемся к приведенному выше уравнению и попробуем заменить остатки на начало и конец периода величинами нормы запасов, рассчитанными для текущего и будущего операционных циклов. Остаток на начало периода – это норма запаса, рассчитанная для текущего операционного цикла, остаток на конец периода – норма запаса для будущего операционного цикла. Формула теперь выглядит так:

Поступления в периоде = норма запаса на текущий операционный цикл + норма запаса на будущий операционный цикл – выбытия в периоде

По ней бизнесу достаточно легко посчитать объем закупки на плановый период, не прибегая к сложным расчетам прогноза остатка, к тому же не всегда достаточно верным и точным.

Норма запаса и оборотный капитал

Норма запаса является достаточно эффективным инструментом управления запасами бизнеса. Будучи индикативным значением необходимого и достаточного уровня запаса, норма в сравнении с фактическим остатком позволяет оперативно реагировать на отклонения и принимать управленческие решения, которые позволят организации держать уровень запасов в требуемой величине, не раздувая оборотный капитал.

Важно отметить, что норма запаса позволяет отследить отклонение не только по факту, но и по плану.

Если предположить, что бизнес в будущем операционном цикле будет работать так же, как в предыдущих, то с высокой долей вероятности на конец каждого периода будущего операционного цикла будет формироваться остаток запаса, примерно схожий с остатками на конец прошлых аналогичных периодов. Такое допущение позволяет сравнить норму запаса со средним остатком прошлых операционных циклов и довольно точно спрогнозировать отклонения нормы от среднего остатка – отловить вероятный дефицит запаса, если норма существенно больше остатка, или избыток, если норма существенно меньше остатка меньше остатка, либо признать оптимальность остатка, если норма соответствует среднему остатку запаса.

Таким образом расчет нормы запаса позволяет контролировать уровень оборотного капитала не только по факту, но и прогнозировать его изменение в следующих периодах.

Вместо послесловия

Управление запасами, несомненно, важный аспект управления бизнесом в целом. Чем больше у руководства и собственников бизнеса инструментов управления, тем эффективнее решения и тем устойчивее бизнес.

Среди инструментов управления запасами бизнеса не последнее место занимает нормирование запасов. Ведь именно расчет норм запаса способен ответить, каким должен быть уровень запаса, чтобы бизнес работал без дефицита запасов и без риска возникновения излишков.

Разработка и дальнейшее применение алгоритмов нормирования для бизнеса не всегда простой и легкий путь. На этом пути могут быть препятствия, как внешние, так и внутренние. Однако все преодолимо. Главное – результат, а он обязательно будет.